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社内向け動画配信システムを運用する上で必要な準備とは

動画配信システム

社内向け動画配信システムを運用する上で必要な準備とは

動画活用が注目される中、社内向け動画配信を試みる企業が年々増えてきています。

例えば、トップによるメッセージの配信、教育コンテンツの配信、社内イベントの配信、動画マニュアルの配信などの企画が挙げられます。

社内向け動画配信を効果的に行なっていくには、システム面だけでなく運用面についても予め考慮しなくてはなりません。

今回は、社内向け動画配信システムを運用する上で必要な準備について確認していきましょう。

社内向け動画配信システムの運用フローを確認しよう

社内向け動画配信システムの運用フローを確認しよう

社内向け動画配信システムを用いて動画配信をする際に必要とされる運用フローを確認しましょう。

①目的を考える

社内向け動画配信を行う目的を考えないことには何も始まりません。まずは目標を立てましょう。

何のために、誰のために、どんな成果を目指すかによって、企画の内容は異なります。

また、目的を考える段階で、スケジュールや運用に伴う人的負荷、予算、体制についても整理しておく事が重要です。

企画の内容によっても、その後の運用フローや必要となる準備の内容が変わってきます。

ご参考までに社内向け動画配信の主な導入目的を見てみましょう。

  • トップによる方針演説を全国の拠点の全社員に向けて動画で共有し、連帯感を強めたい。
  • 毎年全国から社員を東京に集めて実施していた社員研修を動画配信に切り替えて運営にかかるコストの削減を目指す。
  • 社内イベントの様子を国内外の社員に対して配信し、現場の臨場感を伝えたい。
  • 新商品やサービスの説明を動画にすることで理解力の高まりを深める。

②動画コンテンツを用意する

目的が決まったら、目的に応じた動画コンテンツを用意しましょう。

オンデマンド配信(VOD)の場合は、事前に配信用の動画コンテンツを準備する必要があります。

既に動画コンテンツをたくさん持っているのか、これから用意するのかによって準備期間は大きく異なってきます。

動画コンテンツを内製するか外注するかによっても、準備の内容や負担が大きく変わりますので、留意しておきましょう。

③社内向け動画配信システムの設定

採用する動画配信システムによって設定内容は異なりますが、一般的には次のような作業が必要です。

  • アカウントの登録や権限設定
  • 動画のアップロード
  • 画質の設定
  • 説明文の登録
  • テストやアンケート、スライド資料などの登録
  • 公開範囲や期間の設定
  • 視聴サイトの設定

設定には準備期間が必要ですので、時間に余裕を持ったスケジュールで望みましょう。

特にLIVE配信を行う際には事前にテスト配信をしっかり行い、同時接続数の確認など、LIVEが視聴できなくなるといったことがないように入念な準備をしておきましょう。

④配信内容を告知

どんなに完璧な企画で、質の高いコンテンツが準備できたとしても、誰にも視聴されなければ意味がありません。

配信対象や配信日時、公開範囲が確定したら、積極的に視聴者に向けて情報発信していきましょう。

また、配信内容の告知は事前に行うことも大切ですが、配信が始まった後も新しい動画が追加された際などには、その都度告知していきましょう。

告知方法としてはメール、チャット、イントラやグループウェアのお知らせなどが一般的ですが、なるべく多くの方に知ってもらえる方法を採用しましょう。

⑤配信する

視聴者側の目線で不具合がないか入念な事前テストのうえ、配信を開始しましょう。
また、視聴者が運営側にトラブルを報告する問合わせフォームを設置するなど、サポート体制を整えておくことも大切です。

同時アクセス数が増えると回線が重くなることも考えられますので、特に配信開始時には監視体制を準備しておきましょう。

⑥分析する

社内向けに限らず、動画配信の企画は「配信すること」そのものがゴールではありません。

配信した内容が、きちんとターゲットに訴求できていて、効果があるのかどうかを検証しPDCAを回していきましょう。

検証に必要な情報として、最低でも動画コンテンツごとの「再生回数」、「視聴人数」、「再生達成率」などは把握しておきたいところです。

分析に必要な情報は、通常は動画配信システムから取得することができます。

定期的に視聴アンケートを実施している会社も多く見られます。

社内向け動画配信システムの運用に当たって注意すること

社内向け動画配信システムの運用に当たって注意すること

企画がスタートした後、社内動画配信システムの運用に当たって考慮すべき重要な課題のひとつはいかに企画を継続させるかです。

せっかく良い企画でも、予算や人的リソースの見積もりが甘い場合は、企画の継続が困難になることがあります。

スタート時に数本の動画コンテンツを用意出来たものの、その後の追加コンテンツを用意することが出来ずに企画が放置されてしまうというケースも残念ながらよく見られます。

動画コンテンツを内製する場合も外注する場合も、企画を立てる段階から無理なく継続できる体制を心がけましょう。

完璧な企画を立て、予算を掛けて高いクオリティの動画コンテンツを配信したとしても、当初の目的が達成されるとは限りません。

何が目的で動画を配信する企画だったのか、目標を見失わないように心がけましょう。

効率の良い運用を目指しましょう

今回は社内向け動画配信システム運用における準備について、そのフローや注意点についてお伝えしました。

社内向け動画配信システムを導入し、その運用を継続的に回していくことは決して容易ではありませんが、その分効果が高く多くの企業が導入していることも事実です。

運用フローのどのステップに力を入れる事で最大の効果を得られるかを見極めつつ、効率の良い運用を目指しましょう。

弊社が提供しているDOUPA!ポータルは、社内向け動画配信の運用に必要な基本機能が最初からすべて揃っており、各企業様のニーズを汲んだ柔軟なカスタマイズ対応も可能です。

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